Woordenlijst: orderdesk, TMS en eFTI

Systemen

• TMS (Transport Management System): software waarmee een vervoerder ritten plant, transportorders beheert en de uitvoering opvolgt. Transpas, Cofano, Soloplan en Akanea zijn voorbeelden.
• WMS (Warehouse Management System): software die voorraad, ontvangst en magazijnprocessen aanstuurt. Een order in een WMS heeft artikelregels, een TMS-order heeft vooral adressen en tijden.
• ERP: het pakket waarin een bedrijf zijn administratie voert. Sommige vervoerders boeken orders daar in plaats van in een apart TMS.
• Portaal: een website van de verlader waar leveranciers hun orders kunnen ophalen of ingeven. Werkt alleen als de verlader er zelf op inzet.

De order zelf

• Transportorder: de opdracht van een verlader om iets te vervoeren. In Vlaanderen vaak transportopdracht genoemd.
• Orderinvoer: het omzetten van een binnengekomen order naar een gestructureerde order in het systeem. In België ook orderinname.
• Orderdesk: de mensen die orders aannemen, controleren en inboeken. Bij kleinere bedrijven is dat dezelfde persoon als de planner.
• Overtypen: het met de hand overnemen van ordergegevens uit een mail of pdf in het systeem. In Vlaanderen overtikken.
• Verlader: het bedrijf dat de opdracht geeft om iets te vervoeren of op te slaan. Ook opdrachtgever.
• Portaalexport: een orderbestand dat een verlader uit zijn eigen portaal haalt, meestal pdf of Excel.

Manieren om orders door te geven

• EDI: een vaste digitale afspraak tussen twee bedrijven over hoe orders eruitzien. Werkt uitstekend, maar de opzet loont alleen bij veel volume.
• API: een koppelvlak waar een systeem rechtstreeks gegevens naartoe stuurt. Sneller dan een bestand, en met terugkoppeling of het aankwam.
• FTP: een map op een server waar bestanden in gezet worden. Ouderwets maar betrouwbaar, en nog altijd de manier waarop veel magazijnsystemen orders inlezen.
• OCR: techniek die letters op een scan omzet naar tekst. Nodig voor gescande pdf's, maar het begrijpt de order niet.

Documenten en regelgeving

• CMR: de internationale vrachtbrief voor wegtransport, het papier dat met de lading meegaat.
• e-CMR: dezelfde vrachtbrief, digitaal. Vrijwillig, en beide partijen moeten akkoord zijn.
• eFTI: het Europese kader uit Verordening (EU) 2020/1056 dat regelt dat controle-autoriteiten vanaf 9 juli 2027 elektronische vrachtinformatie moeten aanvaarden als een vervoerder die digitaal aanlevert.
• SSCC: een uniek nummer per pallet of colli-eenheid, gebruikt om zendingen in een magazijn te volgen.

Hoe wij erover praten

• Managed order-intake: orderinvoer als beheerde dienst. De orders worden gelezen, gecontroleerd en geboekt, en het onderhoud ligt bij de dienstverlener in plaats van bij jou.
• Twijfelgeval: een order waar het systeem niet zeker genoeg van is. Die wordt niet geboekt, maar op een lijst gezet met de reden erbij.
• Mens-in-de-lus: een werkwijze waarbij het systeem het werk doet en een mens alleen de twijfelgevallen bekijkt.
• Automatisch geboekt: een order die van mail tot in het systeem is gegaan zonder dat iemand hem aanraakte. Dat is het cijfer dat wij meten.

Verwante pagina's

• Wat is managed order intake?
• Wat is eFTI 2027?
• Koppeling met je TMS, WMS of ERP
• Orders uit e-mail automatisch in je TMS
• Orders van verladers in je WMS
• Een alternatief voor EDI
• Wat kost handmatige orderinvoer?
• AI of OCR voor transportorders?
• Zo starten we: van demo tot eerste verlader
• Wat er gebeurt als het een order fout leest
• eFTI 2027 in België en Nederland
• Wat is er nieuw bij LaneDesk

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen een TMS en een WMS?

Een TMS plant vervoer: ritten, adressen, tijden. Een WMS stuurt een magazijn aan: artikelen, voorraad, ontvangst. Veel bedrijven hebben er allebei een.

Wat is het verschil tussen e-CMR en eFTI?

e-CMR is een digitale vrachtbrief tussen partijen die dat samen afspreken. eFTI regelt dat overheden vanaf juli 2027 digitale vrachtinformatie moeten aanvaarden.

Is orderinvoer hetzelfde als ordermanagement?

Nee. Orderinvoer is de eerste stap: de order het systeem in krijgen. Ordermanagement is alles wat daarna met die order gebeurt.