Orders uit e-mail automatisch in je TMS

Waarom komen orders nog altijd per mail binnen?

Omdat het voor de verlader het makkelijkst is. Een portaal vraagt een account en een gewoonte, EDI vraagt een project bij beide partijen. Mailen vraagt niets. Daarom komt bij de meeste vervoerders en expediteurs het grootste deel van de orders nog steeds via de mailbox, in wisselende vormen.

Dat is geen probleem dat overgaat. Wie wacht tot zijn klanten overstappen, blijft overtypen.

Wat leest LaneDesk uit zo'n mail?

De tekst van de mail zelf, en de bijlagen. Uit die combinatie halen we de velden die je TMS nodig heeft.

• De tekst in de mail, ook als de order half in de mail en half in de bijlage staat.
• Pdf, ook een gescande pdf van slechte kwaliteit.
• Excel en csv, ook weekplanningen met tientallen regels.
• Exports uit een verladersportaal.

Wat wordt er gecontroleerd voor de order geboekt wordt?

Lezen is niet genoeg. Een order die verkeerd gelezen wordt en toch geboekt, kost meer dan een order die blijft liggen. Daarom gaat elke order langs een controle voor hij je systeem in mag.

• Bestaat de verlader, en welke afspraken gelden voor hem?
• Bestaan het adres en de postcode, en horen ze bij elkaar?
• Bestaat het artikel of de artikelcode in jouw systeem?
• Is dit geen dubbele order die al eerder binnenkwam?
• Kloppen gewicht, aantal en datum met wat mogelijk is?

Wat gebeurt er bij twijfel?

Dan wordt de order niet geboekt, maar op een lijst gezet met de reden erbij. Iemand van je ploeg kijkt ernaar, corrigeert, en de order gaat alsnog door. Die correctie wordt een regel: de volgende keer gaat dezelfde situatie vanzelf goed.

Bij Remitrans gaat 95,8 procent van de orders zonder correctie door. De rest komt op die lijst. Gemeten per order, 30 juni tot 14 september 2026, niet extern geauditeerd.

Vanaf hoeveel orders loont dit?

Reken met de tijd die het overtypen kost, niet met het aantal orders. Bij acht minuten per order is honderd orders per week al ruim dertien uur werk per week. Wie onder de vijftig orders per maand zit, lost het meestal goedkoper op met een extra paar handen.

Verwante pagina's

• Koppeling met je TMS, WMS of ERP
• Wat kost handmatige orderinvoer?
• AI of OCR voor transportorders?
• Reken het voor jezelf uit

Veelgestelde vragen

Moeten onze klanten iets veranderen?

Nee. Ze blijven mailen zoals ze gewend zijn. Het enige wat we soms vragen, is een extra adres in cc, zodat de order bij ons binnenkomt.

Werkt het ook met slecht gescande pdf's?

Meestal wel. Is een scan echt onleesbaar, dan komt de order op de lijst met twijfelgevallen in plaats van half geboekt te worden.

Wat met orders in een andere taal?

Die gaan mee. Nederlands, Frans, Engels en Duits komen dagelijks voor in de Benelux, en daar is het op gebouwd.

Wat als een order na het boeken nog wijzigt?

Een wijziging komt binnen als een nieuwe mail en wordt herkend als wijziging op een bestaande order. Bij twijfel gaat hij naar een mens.