Orderinvoer automatiseren: vijf manieren naast elkaar

Waarom typen orderdesks nog altijd orders over?

Omdat elke klant op zijn eigen manier bestelt. De ene stuurt een mail met een pdf, de andere een Excel met de planning van de week, een derde zet alles in de tekst van de mail. Een orderdesk krijgt al die vormen door elkaar, en iemand zet ze één voor één in het systeem.

Dat werk verdwijnt niet vanzelf. Je klanten veranderen hun manier van bestellen niet omdat jij een nieuw systeem hebt. Wie orderinvoer wil automatiseren, kiest dus eerst hoe hij met al die vormen omgaat.

Manier 1: EDI

EDI is een vaste digitale afspraak tussen twee bedrijven over hoe een order eruitziet. Beide partijen bouwen die afspraak in hun systeem. Daarna lopen orders zonder mens van het ene systeem naar het andere.

Waar het werkt, werkt het uitstekend. Maar de opzet vraagt een project aan beide kanten. Dat loont bij de paar klanten met veel volume, zelden bij de rest. Meer daarover in een alternatief voor EDI.

Manier 2: een klantenportaal

Je klant tikt zijn order zelf in, in een portaal dat aan je systeem gekoppeld is. De gegevens komen er netjes en volledig in.

Het nadeel: je vraagt je klant om iets anders te doen dan vandaag. Grote klanten doen dat soms. Kleine verladers blijven vaak gewoon mailen, en dan heb je twee kanalen in plaats van één.

Manier 3: een module in je TMS

Sommige TMS-pakketten hebben zelf een module die pdf-orders inleest. Werkt die goed met jouw verladers, dan is dat vaak de eenvoudigste weg: je blijft in hetzelfde pakket.

Let op twee dingen. Vaak werkt zo'n module met een sjabloon per verlader, en dat sjabloon moet iemand bijhouden. En het werkt alleen binnen dat ene pakket.

Manier 4: OCR- of documentsoftware

OCR zet tekst op een document om naar data. Met een sjabloon erbovenop weet de software waar het adres staat en waar het gewicht. Voor documenten die er altijd hetzelfde uitzien, is dat nauwkeurig en betaalbaar.

Transportorders zien er zelden twee keer hetzelfde uit. Elke nieuwe verlader en elke kleine wijziging aan een document vraagt een aanpassing. Het verschil met AI staat in AI of OCR voor transportorders.

Manier 5: orderinvoer als dienst

Hier leest een externe partij je orders, controleert ze en zet ze in het systeem dat je al hebt. Ook het onderhoud zit daar: verandert een verlader zijn formaat, dan past de dienst de regel aan. Je ploeg krijgt alleen de orders waar twijfel over is, met de reden erbij.

Je klanten veranderen niets en je bouwt niets zelf. Dit is wat LaneDesk doet. Hoe dat precies werkt, lees je in wat is managed order-intake.

De vijf naast elkaar

Hoe kies je?

Stel jezelf vier vragen.

• Hoeveel van je orders komen per mail, pdf of Excel binnen, en van hoeveel verschillende verladers?
• Hoe vaak verandert een verlader zijn document?
• Wie in je bedrijf heeft tijd om sjablonen of koppelingen bij te houden?
• Wat kost een fout vandaag? Eén verkeerd geleverde pallet kost al snel €1.800, schatten twee operatoren uit ons netwerk.

Veel orderdesks komen uit bij een mix: EDI voor de twee of drie grote klanten, en de rest via software of een dienst. Wat het overtypen je vandaag kost, lees je in wat kost handmatige orderinvoer.

Wanneer is LaneDesk niet de beste keuze?

• Je hebt een paar grote klanten die al via EDI sturen, en verder weinig mailorders. Houd het bij EDI.
• Je krijgt elke dag hetzelfde document van één verlader. OCR is dan goedkoper en voorspelbaarder.
• Je bedrijf is klein en één persoon doet alles. Dan loont een dienst zelden.
• Je zoekt een nieuw TMS of WMS. LaneDesk werkt bovenop je systeem en vervangt het niet.

Verwante pagina's

• Een alternatief voor EDI
• AI of OCR voor transportorders?
• Wat is managed order-intake?
• Wat kost handmatige orderinvoer?

Veelgestelde vragen

Wat is de goedkoopste manier om orderinvoer te automatiseren?

Dat hangt af van het aantal formaten. Bij één vaste afzender is OCR meestal het goedkoopst. Bij tientallen verladers die elk anders sturen, kost het onderhoud van sjablonen al snel meer dan het overtypen zelf.

Kan ik EDI en orderinvoer als dienst combineren?

Ja. Houd EDI voor de klanten waar het al ligt. De orders die per mail blijven komen, gaan via de dienst.

Moeten mijn klanten iets veranderen?

Bij EDI en een portaal wel. Bij een TMS-module, OCR of orderinvoer als dienst niet: ze blijven sturen zoals vandaag.

Neemt dit werk van mijn planners over?

Nee. Het gaat over de stap vóór de planning: de order juist in je systeem krijgen. Je planners blijven plannen, en je ploeg blijft.