Orderverwerking in transport: de stappen, de fouten en wat je kunt automatiseren

Wat is orderverwerking in transport?

Orderverwerking is alles wat er gebeurt tussen het moment dat een verlader een order stuurt en het moment dat die order klaarstaat in je TMS, WMS of ERP. In het Engels heet het order entry of order intake.

Het is de stap vóór de planning. Een planner kan pas plannen wat juist in het systeem staat.

De vijf stappen

• Binnenkomen. Per mail, als pdf, als Excel, als scan, via een portaal of in de tekst van een mail.
• Lezen. Iemand haalt de gegevens uit het document: laadadres, losadres, datum, tijdvenster, gewicht, aantal, referenties.
• Aanvullen. De gegevens worden vertaald naar wat je systeem kent: de klantcode, de adrescode, de artikelcode.
• Controleren. Bestaat de klant? Klopt de postcode bij de plaats? Is dit geen dubbele order? Kan dat gewicht?
• Boeken. De order komt in het systeem, klaar voor de planning.

Waar loopt het meestal fout?

• Een tikfout in een adres of postcode.
• Een verkeerde of ontbrekende referentie, waardoor de factuur later niet klopt.
• Een wijziging die per mail nakomt en gemist wordt.
• Een order die twee keer binnenkomt en twee keer geboekt wordt.
• Een verkeerde artikelcode, waardoor de verkeerde pallet vertrekt.
• Een opmerking in vrije tekst die het transport verandert en niet opgemerkt wordt.

Wat kost een fout?

Meer dan de tijd om hem te herstellen. Een verkeerd adres betekent een rit die opnieuw moet. Een verkeerde pallet komt terug. Eén verkeerd geleverde pallet kost al snel €1.800, schatten twee operatoren uit ons netwerk.

Daarbovenop komen de kosten die niet op een factuur staan: telefoontjes, een klant die twijfelt, een avond overwerk. Meer daarover in wat kost handmatige orderinvoer.

Welke stappen kun je automatiseren?

Lezen, aanvullen, controleren en boeken. Dat is het werk dat elke dag hetzelfde is, en waar de tikfouten ontstaan. Voor orders die per mail binnenkomen staat dat uitgelegd in orders uit e-mail automatisch in je TMS.

Wat niet automatisch hoort: beslissen over een order waar twijfel over is, en plannen. Een goede oplossing boekt een twijfelachtige order niet, maar legt hem met de reden erbij bij je ploeg. Hoe dat werkt, lees je in wat er gebeurt als het een order fout leest.

Hoe begin je?

• Tel een week lang hoeveel orders er binnenkomen, en via welk kanaal.
• Noteer hoeveel verschillende documenten je krijgt, en van welke verladers.
• Meet hoe lang het overtypen per order duurt, en reken het uit met de rekenhulp.
• Kies de verlader die het meeste werk geeft. Daar begin je.

Verwante pagina's

• Wat kost handmatige orderinvoer?
• Orders uit e-mail automatisch in je TMS
• Wat er gebeurt als het een order fout leest
• Wat kost het overtypen van je orders?

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen orderverwerking en planning?

Orderverwerking zet de order juist in je systeem. Planning beslist welke wagen wanneer rijdt. LaneDesk doet alleen het eerste.

Wat betekent order entry?

Het is het Engelse woord voor orderinvoer: een order overnemen in je systeem. In de logistiek hoor je ook order intake.

Hoeveel tijd kost orderverwerking per order?

Dat verschilt sterk per order en per verlader. Meet het bij jezelf: tel een week lang de tijd per order, en reken het uit met de rekenhulp.

Kan ik orderverwerking uitbesteden?

Ja. Bij orderinvoer als dienst leest, controleert en boekt iemand anders je orders. Je ploeg blijft en krijgt alleen de twijfelgevallen.