Glossaire : service commandes, TMS et eFTI

Les systèmes

• TMS (Transport Management System) : logiciel avec lequel un transporteur planifie ses tournées, gère ses ordres de transport et suit l’exécution. Transpas, Cofano, Soloplan et Akanea en sont des exemples.
• WMS (Warehouse Management System) : logiciel qui pilote le stock, la réception et les processus d’entrepôt. Un ordre dans un WMS a des lignes d’articles, un ordre TMS surtout des adresses et des heures.
• ERP : le progiciel dans lequel une entreprise tient son administration. Certains transporteurs y enregistrent leurs ordres au lieu d’avoir un TMS séparé.
• Portail : un site du chargeur où les fournisseurs peuvent récupérer ou encoder leurs ordres. Cela ne marche que si le chargeur s’y tient lui-même.

L’ordre lui-même

• Ordre de transport : la mission qu’un chargeur donne pour faire transporter quelque chose. En Belgique, on dit aussi commande de transport.
• Saisie des ordres : la transformation d’un ordre reçu en ordre structuré dans le système. En Belgique, on parle d’encodage.
• Service commandes : les personnes qui reçoivent, contrôlent et enregistrent les ordres. Dans les petites entreprises, c’est la même personne que l’exploitant, le dispatcher.
• Ressaisie : la reprise à la main des données d’un ordre depuis un e-mail ou un PDF dans le système. En Belgique, on dit aussi réencodage.
• Chargeur : l’entreprise qui donne l’ordre de transporter ou de stocker quelque chose. Aussi appelée donneur d’ordre.
• Export de portail : un fichier d’ordres qu’un chargeur tire de son propre portail, le plus souvent en PDF ou en Excel.

Les façons de transmettre les ordres

• EDI : un accord numérique fixe entre deux entreprises sur la forme des ordres. Cela marche très bien, mais la mise en place ne vaut la peine qu’avec beaucoup de volume.
• API : une interface à laquelle un système envoie directement des données. Plus rapide qu’un fichier, et avec un retour indiquant que c’est bien arrivé.
• FTP : un dossier sur un serveur dans lequel des fichiers sont déposés. Démodé mais fiable, et toujours la voie par laquelle beaucoup de systèmes d’entrepôt lisent les ordres.
• OCR : technique qui transforme en texte les lettres d’un scan. Nécessaire pour les PDF scannés, mais elle ne comprend pas l’ordre.

Les documents et la réglementation

• CMR : la lettre de voiture internationale pour le transport routier, le papier qui voyage avec le chargement.
• e-CMR : la même lettre de voiture, en numérique. Facultative, et les deux parties doivent être d’accord.
• eFTI : le cadre européen du Règlement (UE) 2020/1056 qui prévoit que les autorités de contrôle doivent accepter, à partir du 9 juillet 2027, les informations de fret électroniques quand un transporteur les fournit sous forme numérique.
• SSCC : un numéro unique par palette ou par unité de colisage, utilisé pour suivre les envois dans un entrepôt.

Comment nous en parlons

• Managed order-intake : la saisie des ordres comme service géré. Les ordres sont lus, contrôlés et enregistrés, et l’entretien est chez le prestataire au lieu d’être chez vous.
• Cas douteux : un ordre dont le système n’est pas assez sûr. Il n’est pas enregistré, mais placé sur une liste avec la raison.
• Humain dans la boucle : une façon de travailler où le système fait le travail et où un humain ne regarde que les cas douteux.
• Enregistré automatiquement : un ordre qui est allé de l’e-mail jusque dans le système sans que personne y touche. C’est le chiffre que nous mesurons.

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Questions fréquentes

Quelle différence entre un TMS et un WMS ?

Un TMS planifie le transport : tournées, adresses, heures. Un WMS pilote un entrepôt : articles, stock, réception. Beaucoup d’entreprises ont les deux.

Quelle différence entre l’e-CMR et l’eFTI ?

L’e-CMR est une lettre de voiture numérique entre parties qui en conviennent ensemble. L’eFTI prévoit que les autorités doivent accepter les informations de fret numériques à partir de juillet 2027.

La saisie des ordres, est-ce la même chose que la gestion des commandes ?

Non. La saisie des ordres est la première étape : faire entrer l’ordre dans le système. La gestion des commandes, c’est tout ce qui arrive ensuite à cet ordre.