Les ordres de transport par e-mail dans votre TMS

Pourquoi les ordres arrivent-ils encore par e-mail ?

Parce que c’est le plus simple pour le chargeur. Un portail demande un compte et une habitude, l’EDI demande un projet des deux côtés. Un e-mail ne demande rien. Chez la plupart des transporteurs et des transitaires, la plus grande partie des ordres passe donc encore par la boîte mail, sous des formes variables.

Ce problème ne disparaîtra pas tout seul. Qui attend que ses clients changent continue à ressaisir.

Que lit LaneDesk dans un tel e-mail ?

Le texte de l’e-mail lui-même, et les pièces jointes. De cette combinaison nous tirons les champs dont votre TMS a besoin.

• Le texte de l’e-mail, même si l’ordre est à moitié dans l’e-mail et à moitié dans la pièce jointe.
• Le PDF, y compris un PDF scanné de mauvaise qualité.
• Excel et CSV, y compris les plannings hebdomadaires de dizaines de lignes.
• Les exports d’un portail de chargeur.

Qu’est-ce qui est contrôlé avant l’enregistrement ?

Lire ne suffit pas. Un ordre mal lu mais quand même enregistré coûte plus cher qu’un ordre qui reste en attente. Chaque ordre passe donc par un contrôle avant d’entrer dans votre système.

• Le chargeur existe-t-il, et quels accords valent pour lui ?
• L’adresse et le code postal existent-ils, et vont-ils ensemble ?
• L’article ou le code article existe-t-il dans votre système ?
• N’est-ce pas un double d’un ordre déjà arrivé ?
• Le poids, le nombre et la date sont-ils plausibles ?

Que se passe-t-il en cas de doute ?

L’ordre n’est pas enregistré, mais placé sur une liste avec la raison. Quelqu’un de votre équipe le regarde, corrige, et l’ordre repart. Cette correction devient une règle : la fois suivante, la même situation passe toute seule.

Chez Remitrans, 95,8 % des ordres passent sans correction. Le reste arrive sur cette liste. Mesuré par ordre, du 30 juin au 14 septembre 2026, non audité en externe.

À partir de combien d’ordres cela vaut-il la peine ?

Comptez avec le temps que prend la ressaisie, pas avec le nombre d’ordres. À huit minutes par ordre, cent ordres par semaine font déjà plus de treize heures de travail par semaine. En dessous de cinquante ordres par mois, une paire de bras en plus revient souvent moins cher.

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Questions fréquentes

Nos clients doivent-ils changer quelque chose ?

Non. Ils continuent à écrire comme d’habitude. Ce que nous demandons parfois, c’est une adresse en copie, pour que l’ordre nous arrive aussi.

Cela marche-t-il aussi avec des PDF mal scannés ?

Le plus souvent, oui. Si un scan est vraiment illisible, l’ordre arrive sur la liste des cas douteux au lieu d’être enregistré à moitié.

Et les ordres dans une autre langue ?

Ils suivent. Le néerlandais, le français, l’anglais et l’allemand arrivent chaque jour dans le Benelux, et c’est pour cela que c’est construit.

Et si un ordre change après l’enregistrement ?

Une modification arrive comme un nouvel e-mail et est reconnue comme modification d’un ordre existant. En cas de doute, elle passe par un humain.