Glossar: Auftragserfassung, TMS und eFTI

Systeme

• TMS (Transport Management System): Software, mit der ein Frachtführer Touren plant, Transportaufträge verwaltet und die Ausführung verfolgt. Transpas, Cofano, Soloplan und Akanea sind Beispiele.
• WMS (Warehouse Management System): Software, die Bestand, Wareneingang und Lagerprozesse steuert. Ein Auftrag im WMS hat Artikelzeilen, ein TMS-Auftrag vor allem Adressen und Zeiten.
• ERP: das Paket, in dem ein Betrieb seine Verwaltung führt. Manche Frachtführer buchen Aufträge dort statt in einem eigenen TMS.
• Portal: eine Website des Verladers, auf der Lieferanten ihre Aufträge abholen oder eingeben. Funktioniert nur, wenn der Verlader selbst darauf setzt.

Der Auftrag selbst

• Transportauftrag: der Auftrag eines Verladers, etwas zu befördern. Auch Frachtauftrag genannt.
• Auftragserfassung: das Umwandeln eines eingegangenen Auftrags in einen strukturierten Auftrag im System. Auch Auftragsanlage genannt.
• Auftragsannahme: die Menschen, die Aufträge annehmen, prüfen und einbuchen. In kleineren Betrieben ist das dieselbe Person wie der Disponent.
• Abtippen: das Übernehmen von Auftragsdaten aus einer Mail oder einem PDF von Hand ins System. Auch Abschreiben genannt.
• Verlader: das Unternehmen, das den Auftrag gibt, etwas zu befördern oder zu lagern. Auch Auftraggeber.
• Portal-Export: eine Auftragsdatei, die ein Verlader aus seinem eigenen Portal zieht, meist PDF oder Excel.

Wege, Aufträge zu übermitteln

• EDI: eine feste digitale Absprache zwischen zwei Firmen darüber, wie Aufträge aussehen. Funktioniert hervorragend, aber die Einrichtung lohnt sich nur bei viel Volumen.
• API: eine Schnittstelle, an die ein System Daten direkt sendet. Schneller als eine Datei, und mit Rückmeldung, ob sie ankam.
• FTP: ein Ordner auf einem Server, in den Dateien gelegt werden. Altmodisch, aber zuverlässig, und weiterhin der Weg, über den viele Lagersysteme Aufträge einlesen.
• OCR: Technik, die Buchstaben auf einem Scan in Text umwandelt. Nötig für gescannte PDFs, aber sie versteht den Auftrag nicht.

Dokumente und Vorschriften

• CMR: der internationale Frachtbrief für den Straßentransport, das Papier, das mit der Ladung mitfährt.
• e-CMR: derselbe Frachtbrief, digital. Freiwillig, und beide Seiten müssen einverstanden sein.
• eFTI: der europäische Rahmen aus der Verordnung (EU) 2020/1056. Er regelt, dass Kontrollbehörden ab dem 9. Juli 2027 elektronische Frachtinformationen akzeptieren müssen, wenn ein Frachtführer sie digital bereitstellt.
• SSCC: eine eindeutige Nummer pro Palette oder Packstück, mit der Sendungen im Lager verfolgt werden.

Wie wir darüber sprechen

• Managed Order Intake: Auftragserfassung als betreuter Dienst. Die Aufträge werden gelesen, geprüft und gebucht, und die Pflege liegt beim Dienstleister statt bei Ihnen.
• Zweifelsfall: ein Auftrag, bei dem das System sich nicht sicher genug ist. Er wird nicht gebucht, sondern mit dem Grund auf eine Liste gesetzt.
• Mensch in der Schleife: eine Arbeitsweise, bei der das System die Arbeit macht und ein Mensch nur die Zweifelsfälle ansieht.
• Automatisch gebucht: ein Auftrag, der von der Mail bis ins System gelaufen ist, ohne dass jemand ihn angefasst hat. Das ist die Zahl, die wir messen.

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Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen einem TMS und einem WMS?

Ein TMS plant Transport: Touren, Adressen, Zeiten. Ein WMS steuert ein Lager: Artikel, Bestand, Wareneingang. Viele Betriebe haben beides.

Was ist der Unterschied zwischen e-CMR und eFTI?

e-CMR ist ein digitaler Frachtbrief zwischen Parteien, die das miteinander vereinbaren. eFTI regelt, dass Behörden ab Juli 2027 digitale Frachtinformationen akzeptieren müssen.

Ist Auftragserfassung dasselbe wie Auftragsverwaltung?

Nein. Die Auftragserfassung ist der erste Schritt: den Auftrag ins System bekommen. Die Auftragsverwaltung ist alles, was danach mit dem Auftrag geschieht.