Aufträge aus E-Mail automatisch ins TMS

Warum kommen Aufträge immer noch per Mail?

Weil es für den Verlader am einfachsten ist. Ein Portal verlangt ein Konto und eine neue Gewohnheit, EDI verlangt ein Projekt auf beiden Seiten. Mailen verlangt nichts. Darum kommt bei den meisten Speditionen der größte Teil der Aufträge weiter über das Postfach, in wechselnden Formen.

Das geht nicht von selbst vorbei. Wer wartet, bis seine Kunden umsteigen, tippt weiter ab.

Was liest LaneDesk aus so einer Mail?

Den Text der Mail selbst und die Anhänge. Aus beidem holen wir die Felder, die Ihr TMS braucht.

• Den Text in der Mail, auch wenn der Auftrag halb in der Mail und halb im Anhang steht.
• PDF, auch ein gescanntes PDF von schlechter Qualität.
• Excel und CSV, auch Wochenplanungen mit Dutzenden Zeilen.
• Exporte aus einem Verladerportal.

Was wird geprüft, bevor der Auftrag gebucht wird?

Lesen reicht nicht. Ein falsch gelesener Auftrag, der trotzdem gebucht wird, kostet mehr als ein Auftrag, der liegen bleibt. Darum läuft jeder Auftrag durch eine Prüfung, bevor er in Ihr System darf.

• Gibt es den Verlader, und welche Absprachen gelten für ihn?
• Gibt es die Adresse und die Postleitzahl, und gehören sie zusammen?
• Gibt es den Artikel oder die Artikelnummer in Ihrem System?
• Ist das kein doppelter Auftrag, der schon früher einging?
• Passen Gewicht, Anzahl und Datum zu dem, was möglich ist?

Was passiert bei Zweifeln?

Dann wird der Auftrag nicht gebucht, sondern mit dem Grund auf eine Liste gesetzt. Jemand aus Ihrem Team sieht ihn an, korrigiert, und der Auftrag läuft doch durch. Aus der Korrektur wird eine Regel: Beim nächsten Mal geht derselbe Fall von selbst gut.

Bei Remitrans laufen 95,8 % der Aufträge ohne Korrektur durch. Der Rest kommt auf diese Liste. Gemessen pro Auftrag, 30. Juni bis 14. September 2026, nicht extern geprüft.

Ab wie vielen Aufträgen lohnt sich das?

Rechnen Sie mit der Zeit, die das Abtippen kostet, nicht mit der Zahl der Aufträge. Bei acht Minuten pro Auftrag sind hundert Aufträge pro Woche schon gut dreizehn Stunden Arbeit pro Woche. Wer unter fünfzig Aufträgen im Monat bleibt, löst es meist günstiger mit einer Kraft mehr.

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Häufige Fragen

Müssen unsere Kunden etwas ändern?

Nein. Sie mailen weiter wie gewohnt. Das Einzige, worum wir manchmal bitten, ist eine zusätzliche Adresse in Kopie, damit der Auftrag bei uns ankommt.

Funktioniert das auch mit schlecht gescannten PDFs?

Meist ja. Ist ein Scan wirklich unlesbar, kommt der Auftrag auf die Liste der Zweifelsfälle, statt halb gebucht zu werden.

Was ist mit Aufträgen in einer anderen Sprache?

Die laufen mit. Niederländisch, Französisch, Englisch und Deutsch kommen in der Benelux täglich vor, und darauf ist es gebaut.

Was, wenn sich ein Auftrag nach dem Buchen noch ändert?

Eine Änderung kommt als neue Mail herein und wird als Änderung an einem bestehenden Auftrag erkannt. Im Zweifel geht sie an einen Menschen.